RE2020 : comment centraliser tous vos documents et éviter les erreurs de conformité ?

La RE2020 a profondément transformé la manière dont les bureaux d’étude, les constructeurs, les bureaux de contrôle et les opérateurs d’infiltrométrie gèrent leurs dossiers.
La quantité de documents à collecter, vérifier, transmettre et archiver a explosé. Un simple oubli peut aujourd’hui retarder un chantier entier, provoquer une non-conformité, ou obliger à refaire une mesure.

Dans ce contexte, la question n’est plus : “Comment gérer mes documents ?”
Mais plutôt : “Comment éviter le moindre risque d’erreur tout en gagnant du temps ?”

La réponse tient en un mot : centralisation.

Pourquoi les dossiers RE2020 sont aussi difficiles à gérer ?

À première vue, une attestation RE2020 semble simple.
Dans la pratique, un dossier complet regroupe :

• études thermiques

• plans

• rapports d’audit

• résultats de tests

• certificats matériaux

• photos preuves

• pièces administratives

• attestations intermédiaires

• attestations finales

Et ces documents viennent de partout : architectes, BE, artisans, constructeurs, opérateurs, maîtres d’ouvrage.

Chaque acteur utilise ses propres outils :
Drive, Dropbox, emails, SMS, PDF envoyés par téléphone, WeTransfer, etc.

Résultat : un chaos documentaire difficile à maîtriser, même pour les équipes organisées.

Les risques d’une mauvaise gestion documentaire

Même si vous êtes rigoureux, un système éclaté multiplie les risques.

• Pièces manquantes

Un seul oubli → dossier bloqué → chantier retardé.

• Mauvaise version d’un document

Un plan ou une étude non mis à jour peut impacter la conformité.

• Non-conformité RE2020

Chaque erreur documentaire peut entraîner une non-validation du dossier.

• Perte de temps considérable

Retrouver une pièce dans 150 mails ou 12 sous-dossiers : quotidien de beaucoup d’acteurs.

• Communication lente

Un partenaire envoie une pièce → l’opérateur n’est pas prévenu → l’attestation n’est pas mise à jour → tout prend plus de temps.

À grande échelle (20, 50 ou 100 dossiers), ces risques deviennent impossibles à gérer manuellement.

Pourquoi centraliser tous les documents est la seule solution fiable

La centralisation consiste à regrouper toutes les pièces, tous les partenaires et toutes les actions au même endroit.

C’est aujourd’hui la seule méthode qui permet de :

• Éviter les doublons et les mauvaises versions

Une seule pièce = la bonne.

• Voir immédiatement ce qui manque

Feuille de route claire : pièces reçues, pièces manquantes, pièces invalides.

• Suivre l’état du dossier en temps réel

Plus besoin de courir après l’information.

• Fluidifier les échanges

Chaque acteur voit uniquement ce qui le concerne.

• Garantir la conformité

Aucun document oublié, tout est archivé, horodaté, traçable.

Cette approche transforme la gestion RE2020 d’un combat quotidien… en simple routine fluide.

Comment Hexagone fiabilise toute votre chaîne RE2020

Hexagone est conçu spécialement pour les métiers du contrôle, de la mesure et des opérations liées à la RE2020.
L’objectif : supprimer les risques, réduire les délais, sécuriser la conformité.

Voici comment.

1. Un dossier unique pour chaque projet

Finis les Drive éclatés.
Sur Hexagone, chaque dossier regroupe :

• documents RE2020

• messages

• pièces partenaires

• photos terrain

• attestations

• rapports

• planning

• paiements particuliers

Vous ne vous demandez plus où est l’information.
Elle est là. Toujours.

2. Les partenaires déposent eux-mêmes leurs documents

Architectes, BE, constructeurs, artisans :
Tous ont leur espace sécurisé pour déposer les pièces.

Les avantages :

• plus de mails

• plus de pièces perdues

• plus de transfert WeTransfer / WhatsApp

• tout arrive directement au bon endroit

L’opérateur n’a plus rien à faire.

3. Rappels automatiques des pièces manquantes

Hexagone identifie automatiquement ce qu’il manque et envoie :

• des notifications email

• des rappels planifiés

• des messages dédiés aux bons partenaires

Vous ne relancez plus personne : le système le fait pour vous.

4. Génération automatique des attestations RE2020

Les attestations (intermédiaires, finales, spécifiques) peuvent être générées en quelques clics, à partir des données du dossier.

Aucun risque d’erreur.
Aucune ressaisie.

5. Historique complet + conformité garantie

Chaque action est enregistrée :

• dépôt de document

• validation

• modification

• transfert

• commentaire

• création d’attestation

Vous disposez d’un journal d’activité RE2020 complet, précieux en cas de litige ou de vérification.

6. Stockage illimité et sécurisé

Toutes les pièces, même volumineuses (photos HD, vidéos, rapports) sont stockées et conservées durablement.

Plus de “Drive saturé”, “Pièce supprimée par erreur”, ou “Impossible d’envoyer, fichier trop lourd”.

Résultats observés chez les entreprises utilisant Hexagone

Après plusieurs centaines d’entreprises clientes, les résultats sont constants :

3 à 5 heures gagnées par dossier

Grâce à la suppression des relances, recherches et transmissions.

Plus aucune pièce perdue

Chaque document est à sa place, avec version et date.

Délais de clôture divisés par 2 ou 3

Les dossiers avancent plus vite, les partenaires sont plus réactifs.

Conformité RE2020 sécurisée

Plus d’erreurs, plus d’oublis, plus de confusion.

Échanges fluides et centralisés

Tout est transparent. Tout est traçable.

Conclusion : maîtriser la RE2020 passe par un seul outil

La RE2020 n’est pas seulement une norme technique.
C’est avant tout une norme documentaire.

Et sans un système centralisé, les erreurs sont inévitables.

Hexagone supprime ce risque en regroupant :

• tous les acteurs

• tous les documents

• toutes les actions

• toutes les attestations

• tout le suivi

Dans un seul espace clair, sécurisé, et automatisé.

Les entreprises qui l’utilisent le disent toutes :
“On ne pourrait plus faire sans.”