La gestion des dossiers en infiltrométrie n’a jamais été aussi complexe. Avec la RE2020, l’augmentation des pièces obligatoires et la multiplication des interlocuteurs, les opérateurs passent désormais plus de temps à gérer du administratif qu’à réaliser leurs mesures.
Entre les mails, les pièces à réclamer, les attestations à générer et les allers-retours avec les constructeurs, une simple journée de travail peut facilement se transformer en marathon inconfortable.
Et pourtant : en 2025, il existe enfin des outils capables d’automatiser plus de 80 % de ce travail répétitif.
Voici comment.
Pourquoi la gestion des dossiers est devenue un enfer pour les infiltromètres
Dans une mission d’infiltrométrie, la mesure est rarement la partie la plus longue. Le véritable goulet d’étranglement vient de la gestion du dossier, avant et après l’intervention :
- solliciter les pièces au constructeur, BE, artisans…
- relancer les partenaires plusieurs fois
- réceptionner des fichiers par mail ou WeTransfer
- vérifier la conformité des pièces RE2020
- organiser le planning
- compléter les informations manquantes
- générer les attestations
- envoyer les rapports
- suivre les retours des clients
Au moment où vous pensez avoir terminé, une nouvelle pièce arrive par email, et tout recommence.
Pour un opérateur qui gère 10 à 20 dossiers par semaine, c’est vite 4 heures par jour de tâches administratives, soit plus de la moitié du temps de travail.
Les limites des outils actuels (Excel, Drive, Sogexpert…)
La plupart des opérateurs utilisent encore une combinaison de :
- Excel ou Google Sheets
- Drive / Dropbox
- Messenger / WhatsApp
- E-mails
- Outils payés à l’unité pour générer des documents
- Solutions métiers limitées
Ces outils fonctionnent… mais séparément.
Aucun ne relie l’ensemble de la chaîne métier, ce qui génère trois problèmes :
1. Aucune centralisation
Les pièces sont dispersées dans des dossiers, mails, transferts ou messages privés.
2. Aucune automatisation
Les relances, rapports, signatures, notifications doivent être faites manuellement.
3. Aucune visibilité globale
Impossible de savoir en un clic où en est un dossier, qui bloque, et quelle pièce manque.
Résultat : vous subissez votre flux plutôt que de le piloter.
Ce qu’un bon logiciel d’infiltrométrie doit absolument faire en 2025
Un opérateur n’a pas besoin d’un CRM généraliste ou d’un Drive amélioré.
Il a besoin d’un outil métier capable de :
• Relancer automatiquement les partenaires
Emails, SMS, rappels programmés : aucune pièce oubliée.
• Générer les attestations et documents obligatoires
Sans ressaisie, sans manipulation complexe.
• Suivre en temps réel l’état d’un dossier
Affichage clair : pièces manquantes, rendez-vous, rapport, validation.
• Centraliser tous les échanges
Chat interne, pièces déposées par les partenaires, historique complet.
• S’intégrer au terrain
Application mobile pour récupérer les photos, remplir la fiche, générer le rapport.
Sans ces fonctionnalités, vous continuerez à faire “à la main” ce qu’un logiciel devrait gérer pour vous.
Comment Hexagone automatise 80 % de votre gestion administrative
Hexagone a été conçu par des infiltromètres pour des infiltromètres.
L’objectif : éliminer la charge mentale et réduire drastiquement les tâches sans valeur ajoutée.
Voici comment.
1. Tous vos dossiers en un seul endroit
Plus besoin de jongler entre Drive, mail, Excel.
Chaque dossier réunit :
- pièces
- partenaires
- messages
- attestations
- photos
- données de la mesure
- planning
- paiement
2. Relances automatiques des pièces
Fini les relances manuelles : Hexagone identifie les pièces manquantes et contacte automatiquement les partenaires.
3. Signature et paiements intégrés
Vos clients signent en ligne, règlent en ligne, et les preuves s’ajoutent au dossier.
4. Génération automatique des documents
Attestations, rapports, synthèses : tout est généré en quelques clics.
5. Application mobile terrain
- photos horodatées
- fiches préremplies
- rapport automatique
- synchronisation instantanée dans le dossier
6. Collaboration parfaite
Chaque partenaire (constructeur, BE, artisan, client) possède son propre espace.
Tout est transparent, organisé, clair.
Résultat :
✔ moins de mails
✔ moins de messages
✔ moins d’erreurs
✔ moins de temps perdu
Étude de cas : comment un opérateur a divisé par 4 son temps administratif
Un utilisateur d’Hexagone basé dans l’Ouest réalisait environ 300 dossiers par an.
Sa configuration avant Hexagone :
- Excel pour le suivi
- Drive pour les pièces
- 60 à 80 mails par jour
- relances manuelles
- rapports générés un par un
Après Hexagone :
- relances automatisées
- stock illimité
- pièces déposées directement par les partenaires
- rapport final généré depuis le mobile
- signature intégrée
Temps administratif réduit de 4 heures à 1 heure par jour.
2× plus de dossiers gérables sans embauche.
Délais divisé par 3 pour la clôture des dossiers.
Conclusion : en 2025, un opérateur ne peut plus se passer de l’automatisation
L’infiltrométrie est un métier technique et exigeant.
Mais la gestion administrative ne devrait pas l’être.
Avec un logiciel métier complet comme Hexagone, vous pouvez :
- réduire vos délais
- éliminer les tâches répétitives
- fluidifier vos échanges
- augmenter votre capacité de production
- améliorer votre rentabilité
- vous libérer du temps personnel
Les opérateurs qui ont adopté Hexagone sont unanimes : ils ne reviendraient jamais en arrière.