Comment éliminer 80 % des tâches administratives dans le BTP grâce à l’automatisation ?

Dans le bâtiment, la charge administrative a explosé ces dernières années.
Entre les exigences réglementaires, les pièces à collecter, les relances quotidiennes, les échanges avec les partenaires, la préparation des interventions et la production des rapports, les entreprises du BTP passent aujourd’hui plusieurs heures par jour sur des tâches répétitives, souvent sans valeur ajoutée.

Pourtant, une grande partie de ces tâches peuvent être automatisées.
Les entreprises qui adoptent une solution complète comme Hexagone parviennent à réduire jusqu’à 80 % de leur charge administrative, tout en accélérant leur production.

Voici comment.

Les tâches administratives qui consomment le plus de temps

Toutes les entreprises du BTP identifient les mêmes points de friction.
Qu’il s’agisse d’un opérateur d’infiltrométrie, d’un bureau d’étude, d’un diagnostiqueur, d’un contrôleur ou d’un constructeur, les tâches chronophages sont toujours les mêmes.

Relances manuelles des documents manquants

Demandes répétées, mails non lus, pièces envoyées au mauvais endroit : la collecte documentaire est souvent le poste le plus lourd.

Suivi des partenaires et échanges éparpillés

Les informations circulent par email, téléphone, WhatsApp, SMS, WeTransfer.
Rien n’est centralisé.

Saisie répétitive des mêmes informations

Contacts, adresses, caractéristiques du chantier, numéros d’attestations, données techniques : tout est ressaisi plusieurs fois.

Organisation du planning

Modifications, demandes urgentes, retards, annulations : le planning demande une attention constante.

Production et envoi des rapports

Créer un rapport, assembler les pièces, ajouter les photos, corriger les erreurs, renvoyer la version finale : un processus long et complexe.

La plupart de ces tâches ne nécessitent pas de compétence technique.
Elles sont donc parfaites pour être automatisées.

Pourquoi l’automatisation est devenue indispensable dans le BTP

Pendant longtemps, le bâtiment a fonctionné avec des méthodes manuelles.
Aujourd’hui, cela n’est plus tenable.

Les dossiers sont plus nombreux

Avec la RE2020, les contrôles, audits, tests, attestations et justificatifs se multiplient.

Les délais exigés sont plus courts

Les clients veulent des réponses rapides et des rapports quasi instantanés.

Les partenaires sont plus nombreux

Un même dossier implique parfois 4, 6 ou 10 acteurs différents.

L’erreur humaine coûte cher

Un oubli de pièce, une mauvaise version ou une relance non envoyée peut bloquer un chantier entier.

Automatiser, ce n’est pas remplacer l’humain.
C’est supprimer les tâches répétitives pour laisser les équipes se concentrer sur les opérations réellement utiles.

Les automatisations possibles avec une plateforme spécialisée comme Hexagone

Hexagone regroupe l’ensemble des flux d’une entreprise BTP et automatise tout ce qui peut l’être sans risque.
Voici les gains les plus significatifs.

Automatisation 1 : relances de pièces manquantes

C’est la fonctionnalité qui fait gagner le plus de temps.

Hexagone :

• identifie les documents manquants

• contacte automatiquement les partenaires concernés

• envoie des rappels programmés

• met à jour le dossier dès qu’une pièce est ajoutée

L’entreprise ne relance plus personne.
Le système le fait.

Automatisation 2 : rappels et notifications

Pour chaque action, Hexagone envoie automatiquement les bonnes notifications :

• rappel de rendez-vous

• information de dépôt d’une pièce

• confirmation de signature

• rappel pour compléter un rapport

• avertissement lors d'une échéance proche

Le pilotage devient automatique.

Automatisation 3 : génération de documents et rapports

Grâce aux données du dossier, Hexagone peut générer :

• rapports techniques

• rapports d’intervention

• rapports intermédiaires

• attestations réglementaires

• documents personnalisés

Sans ressaisie.
Sans erreur.
Sans répétition.

Automatisation 4 : transmission automatique des documents aux partenaires

Une fois un dossier mis à jour, Hexagone peut :

• envoyer automatiquement les pièces au bon partenaire

• mettre le rapport à disposition

• notifier tous les acteurs concernés

• archiver les preuves d’envoi

Plus besoin de compiler des pièces et de les envoyer par email.

Automatisation 5 : préremplissage des données

Hexagone évite les saisies inutiles :

• coordonnées client

• informations chantier

• références

• pièces déjà fournies

• photos terrain

• données issues des interventions

Tout est réinjecté automatiquement dans les rapports.

Automatisation 6 : classement, archivage et organisation

L’outil range automatiquement :

• les documents par catégorie

• les pièces par type

• les photos par intervention

• les rapports par dossier

• l’historique par date

L’entreprise gagne une visibilité totale.

Étude de cas : impact concret de l’automatisation dans une entreprise BTP

Une entreprise de mesure réalisant 400 interventions par an a mesuré l’impact d’Hexagone.

Avant automatisation :

• 3 à 4 heures de tâches administratives par jour

• 40 à 70 mails quotidiens

• relances manuelles

• rapports longs à produire

• délai moyen de clôture : 10 jours

Après Hexagone :

• 80 à 90 % des relances automatisées

• rapport généré automatiquement depuis l’application mobile

• pièces déposées directement par les partenaires

• clôture en 3 à 4 jours

• réduction des erreurs à presque zéro

En un an, l’entreprise a pu augmenter son nombre d’interventions sans embaucher.

Conclusion : l’automatisation change radicalement la productivité dans le BTP

Le bâtiment est un secteur où les tâches administratives sont nombreuses, répétitives et consommatrices de temps.
L’automatisation permet :

• de gagner plusieurs heures chaque semaine

• de réduire les erreurs

• d’accélérer les délais

• d’améliorer la collaboration

• d’augmenter la capacité de production

• de se concentrer sur la valeur réelle : les interventions et l’expertise

Les entreprises qui adoptent une solution spécialisée comme Hexagone prennent une longueur d’avance, parce qu’elles se libèrent enfin du poids des tâches inutiles.